Controle Doc. Fornecedor

Este módulo é exibido somente a construtoras que possuem a configuração de cliente CONTROLE DE DOCUMENTOS DE FORNECEDOR habilitada.

Para acessar esta página clique sobre o local  localizado na guia Fornecedores, no menu lateral esquerdo;

Busca de Fornecedores


Nesta interface é possível utilizar os seguintes filtros de busca: 

Filtros


  • Razão Social - Filtra por razão social, exibindo somente fornecedores que possuem a razão social informada;
  • Nome Fantasia - Filtra por nome fantasia, exibindo somente fornecedores que possuem o nome fantasia informado;
  • CNPJ - Filtra por CNPJ, exibindo somente o fornecedor que possui o CNPJ informado;
  • Categoria - Filtra por categoria, exibindo somente fornecedores relacionados à categoria selecionada;
  • Intervalo de Colaboradores - Filtra por quantidade de colaboradores, exibindo somente fornecedores que possuem a quantidade de colaboradores definida nos campos de/até;
  • Período de Finalização de Uploads - Filtra por período de finalização de upload dos documentos, exibindo somente fornecedores que finalizaram o upload dos documentos dentro do período informado nos campos Data Inicial e Data Final;
  • Período de Análise - Filtra por período de análise do documento, exibindo apenas os fornecedores que tiveram documentos com status atribuído no período selecionado;
  • Obra - Filtra por Obra,exibindo somente fornecedores que têm colaboradores vinculados pelo menos com uma obra selecionada, independente das demais obras vinculadas 
    • Todos - Todos os documentos;
    • Pendente - Documentos que ainda não foram analisados;
    • Dentro do Prazo - Documentos analisados dentro do prazo estabelecido;
    • Fora do Prazo - Documentos analisados fora do prazo estabelecido;
  • Análise de Documento - Filtra por análise de documento podendo ser os seguintes status:
  • Status de Documento - Filtra por status de documento, exibindo somente fornecedores que possuem documentos no status selecionado;
  • Status do Fornecedor - Filtra por status de fornecedor, exibindo somente fornecedores que encontram-se no status selecionado;
  • Documento - Permite selecionar um tipo específico de documento e trará somente fornecedores que tiverem pelo menos o documento selecionado sendo exigido, independente das demais exigências;  
  • Ativo/Inativo - Permite selecionar um tipo específico de situação de fornecedores e trará somente fornecedores que tiverem com a situação selecionada no seu controle de documentos, sendo Ativo ou Inativo. 

Selecionados os filtros, clique em Filtrar para que seja atualizada a listagem abaixo.

Listagem de fornecedores (Controle de doc fornecedor)


  • Razão Social - Exibe o Razão social dos fornecedores;
  • Nome Fantasia - Exibe o Nome fantasia dos fornecedores;
  • CNPJ - Exibe o Cnpj dos fornecedores;
  • Categoria - Exibe a Categoria do fornecedor; 
  • Colaboradores - Exibe a quantidade de colaboradores do fornecedor vinculados à construtora;
  • Finalização dos Uploads - Exibe a data de finalização dos uploads, ou seja, a data em que foi feito o upload do último documento pendente. Nota: caso haja pendência de upload de algum documento no fornecedor, o campo será apresentado em branco;
  • Análise de Documento - Exibe a data em que foi realizada a análise de documentos. A regra desta data pode variar, tendo em vista que:
    • Em clientes do tipo Construtora que possuem a configuração Análise de Documentos habilitada - Será registrada a data em que for assinalada a flag Análise de documento(s) concluída, na guia de Documentos do fornecedor. Essa data será exibida em um farol, podendo ser verde (caso a análise tenha sido realizada dentro do prazo de 2 dias, contados a partir da data de finalização dos uploads) ou vermelho (caso a análise tenha sido realizada após o prazo de 2 dias);
    • Em clientes do tipo Construtora que não possuem a configuração Análise de Documentos habilitada - Será registrada a data em que for aprovado o último documento (todos os demais documentos devem estar aprovados também). Nesse caso, a data não é apresentada dentro de um farol;
  • Status do Fornecedor - Exibe o Status do fornecedor levando em consideração os faróis de status de colaborador;
  • Info - Clique para consultar quais documentos do fornecedor estão pendentes.

Controle de histórico individual de fornecedor


Ao clicar sobre o primeiro ícone apresentado na listagem de histórico individual de fornecedores, representado por uma lupa, é exibido o histórico individual do respectivo fornecedor, onde é possível controlar os seus documentos através das guias Docs. Únicos e Docs. Mensais, que serão descritas abaixo:

Fornecedor

Nesta guia é apresentado o resumo do fornecedor. O primeiro bloco da interface apresenta o nome completo do fornecedor, sua razão social, seu CNPJ, sua categoria e Obra.

Por fim, nessa interface é possível realizar a ação de:

  •  Gerar Backup: Ao clicar sobre essa opção, será enviado um e-mail para o usuário logado no sistema com um link para realizar o backup contendo todos os documentos e informações do   fornecedor;
  •  Exportar PDF: Ao clicar sobre essa opção, será gerado um arquivo PDF com todas as informações do fornecedor (conforme exibido na interface);
  •  Desbloquear por exceção: Ao clicar sobre essa opção, o fornecedor será desbloqueado por exceção, lembrando que ao utilizar este recurso você permitirá que o sistema libere o acesso deste fornecedor com pendências ou impactos. Veja as regras do desbloqueio por exceção aqui.  

Documentos Únicos 

Nesta guia é possível efetuar o controle dos documentos únicos do fornecedor, efetuar o upload, visualizar e apontar o status de análise. A listagem de documentos possui as seguintes colunas:   

Filtros

  • Tipo de Documento - Filtra por tipo de documento, exibindo somente os resultados respectivos à seleção, podendo escolher entre as opções Todos (que selecionará todos os itens listados);
  • Obra Filtra por obras, exibindo somente os resultados respectivos à seleção, podendo escolher entre as opções Todos (que selecionará todos os itens listados).

Selecionados os filtros, clique em Filtrar para que seja atualizada a listagem abaixo.

Listagem de Documentos (colunas)

  • Visualizar - Clique sobre o ícone para consultar o(s) documento(s) publicado(s) e a(s) respectiva(s) data(s) de publicação em um pop-up. Neste pop-up é possível alterar o nome do documento, realizar o seu download e excluí-lo;
  • Nome - Exibe o nome do documento;
  • Status - Selecione o status a ser aplicado ao documento, podendo ser Pendente, Reprovado ou Aprovado;
  • Resp. Status - Exibe o nome do responsável pelo apontamento do status;
  • Farol - Exibe a situação do documento de acordo com o farol de status de documentos, configurado no módulo Administrativo;
  • Dias de vencimento - Apresenta a quantidade de dias para o vencimento do documento;
  • Data de vencimento - Apresenta a data de vencimento do documento;
  • Data de aprovação - Apresenta a data de aprovação do documento;
  • Ocorrências - Clique sobre o ícone para que seja exibida a pop-up de ocorrências do documento (comentários registrados caso o documento tenha passado por uma reprovação).
  • Prorrogar - É possível selecionar uma data para prorrogação da data de vencimento do documento;
  • Instrução - Caso tenha sido cadastrada uma instrução para a publicação do documento, será exibido um ícone para consulta do arquivo.

Importante

 Dependendo da resolução do seu monitor, poderá ser apresentada uma barra de rolagem horizontal devido à quantidade de colunas.

Documentos Mensais 

Nesta guia é possível efetuar o controle dos documentos mensais do fornecedor, efetuar o upload, visualizar e apontar o status de análise. A listagem de documentos possui as seguintes colunas:   

Filtros

  • Tipo de Documento - Filtra por tipo de documento, exibindo somente os resultados respectivos à seleção, podendo escolher entre as opções Todos (que selecionará todos os itens listados);
  • Obra Filtra por obras, exibindo somente os resultados respectivos à seleção, podendo escolher entre as opções Todos (que selecionará todos os itens listados);
  • Mês- Filtra por mês, referente ao prazo a publicação do documento, exibindo somente os resultados respectivos à seleção;
  • Ano- Filtra por ano referente ao prazo a publicação do documento, exibindo somente os resultados respectivos à seleção.

Selecionados os filtros, clique em Filtrar para que seja atualizada a listagem abaixo.

Listagem de Documentos (colunas)

  • Visualizar - Clique sobre o ícone para consultar o(s) documento(s) publicado(s) e a(s) respectiva(s) data(s) de publicação em um pop-up. Neste pop-up é possível alterar o nome do documento, realizar o seu download e excluí-lo;
  • Nome - Exibe o nome do documento;
  • Status - Selecione o status a ser aplicado ao documento, podendo ser Pendente, Reprovado ou Aprovado;
  • Resp. Status - Exibe o nome do responsável pelo apontamento do status;
  • Farol - Exibe a situação do documento de acordo com o farol de status de documentos, configurado no módulo Administrativo;
  • Data da exigência - Exibe a data de exigência do documento ;
  • Período da exigência - Exibe o período que o documento é exigido;
  • Prazo a publicação - Ultimo dia para publicação do documento (o dia da exigência somado com o prazo para publicação);
  • Data de aprovação - Exibe a data de aprovação do documento;
  • Ocorrências - Clique sobre o ícone para que seja exibida a pop-up de ocorrências do documento (comentários registrados caso o documento tenha passado por uma reprovação);
  • Instrução - Caso tenha sido cadastrada uma instrução para a publicação do documento, será exibido um ícone para consulta do arquivo.  

Importante

Dependendo da resolução do seu monitor, poderá ser apresentada uma barra de rolagem horizontal devido à quantidade de colunas.

Efetuando upload de documentos

  1. Na listagem de fornecedores, localize o fornecedor em que será feito o upload de documentos e clique sobre o ícone representado por uma lupa para acessar o seu histórico individual:
  2. No histórico individual, clique sobre a aba Docs. Únicos ou Docs. Mensais:         
  3. Em seguida, serão apresentados todos os documentos exigidos para o fornecedor. Localize o documento que deseja carregar e clique sobre o seu respectivo ícone de upload: 
  4. Selecione, em sua máquina, o arquivo a ser carregado ao documento. Pronto! A linha em que foi feito o upload do documento ficará verde, indicando que o upload foi realizado com sucesso.
  5. Após o upload, o status do documento será atualizado para Pendente e será registrado o nome do responsável pelo upload na coluna Resp. Status.

Efetuando o download do arquivo

  1. Na listagem de documentos do fornecedor, clique sobre o ícone Visualizar do respectivo documento
  2. Será apresentada uma pop-up com o(s) anexo(s) do documento. Clique sobre o ícone Visualizar no pop-up para efetuar o seu download:

Excluindo um arquivo

  1. Na listagem de documentos do fornecedor, clique sobre o ícone Visualizar do respectivo documento:
  2. Será apresentada uma pop-up com o(s) anexo(s) do documento. Clique sobre o ícone Excluir no pop-up para efetuar a sua exclusão:

Atribuindo status de aprovação a documentos

  1. Na listagem de fornecedores, localize o fornecedor em que será atribuído o status de documentos e clique sobre o ícone representado por uma lupa para acessar o seu histórico individual.      
  2. No histórico individual, clique sobre a aba Docs.únicos/Docs.Mensais;
  3. Na listagem de documentos do fornecedor, na coluna Status, atribua o status ao documento:
  4. Se o documento possuir prazo de validade e o status selecionado for Aprovadoserá mostrada uma mensagem para a inclusão de uma data de vencimento ao documento. Clique em Salvar para atribuir o status ao documento. Se o campo exigido não for preenchido, o documento ficará com o status Pendente
      1. Caso seja apontado o status Aprovado, a coluna Data de Aprovação será preenchida com a data da ação, a coluna Resp. Status será atualizada com o responsável pela ação e a coluna Farol será atualizada com a sigla referente à aprovação;
      2. Caso seja apontado o status Aprovado com Ressalvaserá apresentada a janela denominada Ocorrências. Nesta, devem ser adicionadas observações e/ou informações pertinentes á Aprovação com Ressalva. Após registro da ocorrência, o status será atualizado e, com isso, a coluna Resp. Status será atualizada com o responsável pela ação e a coluna Farol será atualizada com a sigla referente á Aprovado com Ressalva. Importanteo status Aprovado com Ressalva será aplicado somente após o registro da ocorrência, ou seja, caso a janela seja fechada sem o preenchimento, o status não será aplicado;
      3. Caso seja apontado o status Reprovado, será apresentada a janela denominada Ocorrências. Nesta, devem ser adicionadas observações e/ou informações pertinentes à reprovação. Após o registro da ocorrência, o status será atualizado e, com isso, a coluna Resp. Status será atualizada com o responsável pela ação e a coluna Farol será atualizada com a sigla referente à reprovação. Importante: o status Reprovado será aplicado somente após o registro da ocorrência, ou seja, caso a janela seja fechada sem o preenchimento, o status não será aplicado:

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